顧客情報の入力を自動化するには？台帳に書き写さず、メールからAIが覚える

顧客情報の入力を自動化する方法を探しているなら、その前に見てほしい形があります。
台帳に手で書き写さなくても、やりとりから覚える形です。

たとえば、月曜の朝に顧客台帳を開いたとします。
先週問い合わせがあったお客様は、最終更新が3週間前のままです。
話はメールで進んでいるのに、台帳には書き写されていません。

同じことを二度書く作業は、忙しい週ほど後回しになります。

顧客情報の入力が後回しになる理由

顧客管理の道具は、使い続けるために情報を手で入力する必要があります。
忙しくなると、入力が後回しになります。
データは古くなっていきます。

お客様とのやりとりは、メールやLINEですでに済んでいることが多いはずです。
話がメールで済んだ相手ほど、台帳に書き写す理由は見えにくくなります。

一人ひとりを気にかけ続けられなくなるのは、能力の問題ではありません。
お客様が100人、200人と増えると、一人ひとりを気にかけ続けることには、物理的な限界があります。

入力が揃ったとしても、台帳を見て「今、誰に何をすべきか」を考えるのは人の仕事のままです。

入力に頼らない仕組みの条件

書き写しが後回しになること。
揃っても、次に何をするかは人が考えること。
この2つの悩みの先で、道具に要るものは2つあります。

• やりとりの中から覚えて、台帳に書き写さなくていい
• 開けば、誰に何をすべきかが出ている

次に何をすべきかまで教えてくれる道具なら、別の心配も出てきます。
お客様への返信を、勝手に送られないかです。
そこで、もう1つ。

• お客様への返信を送るかどうかは、自分で決められる

つなぐと、担当AIがやりとりを覚えていく

Teal（テイル）は、関わる一人ひとりに担当AIがつくサービスです。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

担当AIは、やりとりを覚え、今この人にどうすべきかを考えます。
そして、あなたに提案します。

入力はどうすればいいのでしょうか。
Tealは、手で入力しなくても、つないだやりとりの中から担当AIが自動で覚える仕組みです。

相手はどうやって登録するのでしょうか。
メールやLINEをつなぐと、やりとりのある相手が画面に出てきます。

今のLINEやメールの使い方は変わるのでしょうか。
LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

メールやスプレッドシートも、そのまま使えます。
Tealが持つのは、お客様ごとの経緯と次の一手だけです。

担当AIが見られるのは、つないだサービスだけです。
連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

朝の画面と、送る前の承認

朝、画面を開くと、返事を待たせているお客様と、しばらく連絡していないお客様が並んでいます。
画面には「あなたが返す番です」「◯日間連絡がありません」と表示されます。

返信がない、期限が近い、情報が足りない。
担当AIは、そうした変化に先に気づきます。
そして、次の一手を提案します。

社内で、お客様の受け持ちが変わることもあります。
担当者が代わっても、そのお客様の経緯は担当AIが持ち続けます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
答えられるとAIが判断した内容には、その場で回答することもあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

返信が追いつかない会社と、表で足りる会社

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の会社には向きません。
記録を整えることが目的なら、今の表で足ります。

書き写しをやめて、まず数人から試す

毎朝、今日誰に何をすべきかを担当AIが教えてくれます。

まずは、数人のお客様から始めます。
そのうえで、本当に返信漏れ・フォロー漏れが減るかを見極めます。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

メールでは話が進んでいるのに、台帳の最終更新は止まったままなら。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。