フリーランス流の顧客管理のまま社員を雇うと、約束の抜けに誰も気づかない理由

少人数で回している会社ほど、取引先との約束を忘れても、誰も気づきません。
フリーランスのころの顧客管理のまま社員を雇った会社では、取引先の窓口は今も社長一人です。

社員は制作や事務を受け持ちます。
それでも、取引先からのメールは社長の受信箱に入ります。

顧客管理のアプリを比べる記事は、どれを選ぶかに答えてくれます。
けれど、約束を忘れたときに気づく役目は、アプリを選んだあとも社長のままです。
この役目を、社長以外に持たせられるか。

社員を雇っても、取引先の窓口は社長のまま

仕事は社員と分けても、取引先への約束は分けていません。

たとえば、月曜の朝9時の事務所です。
メールを開くと、取引先の担当者から質問が入っています。
「先日お願いした追加の見積もり、どうなりましたか」。

送信済みメールを、この取引先の名前で探します。
自分の返信の最後に「週内にお送りします」と書いていました。

隣の席の社員は、デザインの修正に入っています。
週内に送る約束があったことを、社員は知りません。
見積もりを急いで作り、お詫びを一文足して送ります。

「ほかの会社にも相談していまして」と返ってきます。

フリーランスのころは、約束を忘れて困るのも、気づくのも自分でした。
制作の進み具合は、社員も見ています。
取引先への約束は、社長一人しか見ていません。

取引先の一覧を社員と共有しても、約束は書き込まれない

一覧を社員に見せても、約束を書き込む人は社長本人のままです。

水曜の夜8時、社員が帰ったあとの事務所で、取引先の一覧を開きます。
社員にも見えるように、「次回連絡」の列を足してあります。

列を埋めようと、取引先ごとにメールとLINEを開き直します。
何を約束したかを、一社ずつ探します。

何社か見たところで手が止まり、残りは「来週まとめてやる」と先送りします。
翌週の水曜も、「次回連絡」の列は空いたままです。

この一覧に限らず、手で入力する仕組みは止まりがちです。
CRM（顧客の情報をまとめるアプリ）は、使い続けるために手で入力する必要があります。
忙しくなると入力自体がされなくなり、データが古くなります。

社長が夜に一人で書き写す一覧は、忙しい週ほど空いていきます。
一覧を共有しても、約束を忘れたときに気づく人は増えません。

忘れた約束に気づく係は、人でなくてもかまわない

気づく役目は、社員でも社長でもなく、AIに持たせる手があります。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

担当AIは、つないだメールやLINEなどのやりとりの中から覚えます。
やりとりの内容を、手で入力する必要はありません。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

いま使っているメールやスプレッドシートを、捨てたい社長はいません。
メールやスプレッドシートはそのままで、Tealはその上に乗る土台です。

返信がない、期限が近い、情報が足りない。
そうした変化に、担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。

担当AIが気づいたことは提案になり、送るかは自分で選ぶ

約束の多い取引先ほど、朝いちばんに締切を確かめたいものです。

担当AIが気づいたことは、提案として届きます。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。

公式サイトの1日の例では、08:30に「承認待ちが3件あります。今日締切は1件。」と出ています。

たとえば、今日が締切の取引先を先に片づけてから、社員との打ち合わせに入ります。

取引先に出す一通は、最初の設定では自分の目を通る

期日を書いた一通は、出す前に自分で読みたいものです。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

まずは、約束を忘れたら困る数社から

試すなら、約束を忘れたら困る取引先から始めます。

担当AIをつける取引先は、まずは数社で始められます。
選んだ相手の状況や期限、次の一手を、担当AIが毎日示します。

見積もりや納期の約束が多い取引先が、最初の数社になります。

名簿と請求を整えたいなら、比較記事のアプリで足りる

分かれ目は、取引先との約束を誰が覚えているかです。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の会社には向きません。
連絡先と請求を一か所にまとめたいなら、比較記事に並ぶアプリで足ります。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

約束を覚える仕事は、社長一人で持たなくていい

取引先との約束を忘れたとき、気づく役目を社長の記憶だけに頼らせない。

取引先との約束を、いま覚えている人は誰ですか。

返信忘れや約束の見落としに気づきやすくなり、フォローが自然と増える。
Tealは、そう掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

取引先との約束を覚えている人が、会社であなた一人だけなら、気づく役目をAIに持たせてみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。