顧客管理の属人化を防止するには？やりとりを社員ではなく、お客様ごとに残す

顧客管理の属人化を防止するには、引き継ぎ資料を厚くするだけでは足りません。
経緯が担当の社員のメールにしか残らない形を、お客様ごとに残る形へ変えます。

たとえば、営業の社員が辞めて3週間。
あなたが引き受けた取引先から、メールが来ました。
「前のご担当の方にはお伝えしていたのですが」とあります。

引き継ぎ資料には、社名と「見積もり提出済み」の一行だけです。

引き継ぎ資料に残らないもの

経緯は、担当の社員の受信箱と記憶に溜まっていきます。
顧客リストや引き継ぎ資料には、手で書き入れた分しか残りません。
手で入力する顧客情報は、更新されないことがあります。

手で書いた記録だけでは、返事を待っているのか、こちらが返す番なのか分かりません。
先方が何を気にしていたかも、次に何をするはずだったかも、残りません。
引き継ぎ資料には、結果は書けても、途中の気がかりまでは書けません。

辞めた社員の書き方が悪かったわけではありません。
経緯が、その人の受信箱に溜まる形だったからです。

あなた自身の取引先も、経緯はあなたの受信箱と記憶の中にあります。
ここからは、あなた自身の取引先で考えていきます。

属人化を防ぐ4つの条件

経緯を人に溜めないために要ることは、4つあります。

1. 経緯が、人ではなくお客様ごとに残ること
2. 手で書き写さなくても、やりとりから残っていくこと
3. 次の一手（次に何をするか）が、やりとりから出てくること

次の一手まで出てくるなら、お客様への連絡を勝手に送られては困ります。
だから4つ目です。

1. お客様への連絡を送るかどうかを、人が決められること

Teal（テイル）は、お客様ごとに担当AIがつく

Tealは、お客様の一人ひとりに担当AIがつくサービスです。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

担当AIは、そのお客様の状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。
担当者が代わっても、対応は途切れません。

メールやスプレッドシートは、そのまま使います。
お客様ごとの経緯と、次の一手だけを、Tealが持ちます。

LINEやGmailなどをつなぐと、担当AIがこれまでのやりとりを見つけて、見守りを始めます。
やりとりに出てきた事実を、担当AIが覚えていきます。
覚えていることが増えるほど、次の一手が具体的になります。

返信がない、期限が近いといった変化に、担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。
返信の下書きまで用意します。

夕方に担当AIが記録し、翌朝あなたが確認する

たとえば、18:00、担当AIがその日のことを記録しています。
進捗を更新し、明日の承認待ちも準備しています。

その日の記録を書いたのは、あなたではありません。

翌朝08:30には、「承認待ちが3件あります。今日締切は1件。」と届きます。

確認して、送る・直す・見送るを選べます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。

Tealが合う会社と、合わない会社

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の会社には向きません。
担当者と最終連絡日を一覧で見られれば足りるなら、今の顧客リストで十分です。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

まずは数人から

お客様を数人選びます。
顧客でも、候補者でも、1人からで構いません。
担当AIが毎日、そのお客様の状況・期限・次の一手を提示します。

あなたしかやりとりを知らない取引先が、最初の候補です。

経緯の残し方を変える

「前のご担当の方には」というメールと、一行だけの引き継ぎ資料。
資料を足しても、経緯が社員のメールにしか残らないなら、同じメールがまた来ます。

Tealでは、お客様ごとの担当AIが、経緯を持ち続けます。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

経緯があなたの受信箱と記憶にしかない取引先があるなら、まずはその数社で試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。