AI自動返信はビジネスで使える？やりとりを重ねた相手なら任せてよい

AIの自動返信は、よくある質問ではなく、これまでやりとりを重ねた相手に任せてよい。

AIの自動返信をビジネスで使う話では、よくこう分けます。
「定型の質問は自動、込み入った相談は人」。

取引先とのやりとりでは、この分け方が当てはまりません。
自動返信を入れるかどうかより先に、誰になら任せられるかを決めます。

「来週で間に合いますか」は、よくある質問ではない

短い問い合わせほど、答えは相手とのこれまでのやりとりにあります。

長い付き合いの相手ほど、用件を短く書いてきます。

たとえば、夜、自宅でメールを開きます。
長い付き合いの取引先から、一通来ています。
「先日の件、来週の納品で間に合いますか」。

「先日の件」が何を指すかは、先週のメールで約束したあなたにしか分かりません。

文面だけなら、納期を聞くよくある質問に見えます。
通常の納期を答えて返しても、先週の約束と食い違うことがあります。
取引先は、返事の速さより、話が通じているかを見ています。

自動で返すなら、返す側が相手を覚えていること

任せるかどうかを相手で決めるなら、自動返信に要るものが変わります。

取引先への返事を自動にするなら、まず2つ要ります。

• 返す側が、その取引先とのこれまでのやりとりを覚えている
• やりとりが少ない相手には、自動で返さない

相手を覚えている道具でも、取引先への連絡を確かめないまま出されては困ります。

そこで、もう1つ。

• 自動で返すかどうかを、自分で決められる

Teal（テイル）の担当AIは、名前を登録した取引先ごとにやりとりを覚えていく

Tealは「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。

取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

担当AIは、つないだメールやLINEなどのやりとりの中から覚えます。

担当AIには、返信を書くときにいつも見る情報があります。
担当AIが聞いて覚えたものも、その情報に出ます。

営業時間のように、相手が変わっても変わらないことがあります。
こうしたことは、画面に書けば、どの相手への返信でも担当AIが見ます。

自動で返す設定は、やりとりが一定量たまってから

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。

送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
答えられるとAIが判断した内容には、その場で回答することもあります。

その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。
入れられるのは、やりとりが一定量たまった相手だけです。

画面では「お客様への自動の一次返信」という設定です。
この設定の画面には、こう書かれています。

自動にする前は、下書きを読んで送る

自動にするかどうかは、下書きをしばらく読んでから決めても遅くありません。

たとえば、朝、事務所に着く前にTealを開きます。
前日の夕方にLINEで来た、取引先の相談があります。
担当AIが用意した下書きを読み、一語だけ直して送ります。

確認して、送る・直す・見送るを選べます。
下書きを読んで一語直すほうが、いちから書くより早く済みます。

連絡まで任せきりにしたい会社には、向かない

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

初めての相手に最初から自動で返す使い方は、相手を見て任せる考え方と合いません。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

どこまで任せるかは、相手とのやりとりの多さで決める

自動返信は、質問の種類ではなく、これまでのやりとりが多い相手に任せる。

返信の下書きまで、担当AIが用意します。
Tealは、お客様が増えても「ちゃんと見てくれている」と感じてもらえることを目指しています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

取引先への返事をどこまでAIに任せるか、迷っているなら試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。