AIの文章作成をビジネスで使う人へ。取引先は前回の話を覚えているかを見ている

ビジネスの文章作成をAIに頼んだ返信は、敬語も整っていて誤字もない。
それでも、送る前に最初の一行だけは自分で書き直している。

取引先は、返信の言い回しではなく、前回の話を覚えているかを見ています。
前回の話が抜けた返信は、丁寧でも、どの取引先にも送れる文です。
書き直している一行には、AIが知らないことが入っています。

書き直している一行は、取引先との前回の話

あなたは、取引先との前回の話を、手で足しています。

たとえば、C社から見積もりの問い合わせが来ます。
AIで整えた返信は丁寧です。

けれど、C社が前に気にしていた納期の話が入っていません。
あなたは過去のメールを開いて確かめ、一行目を書き直します。

AIで整えた文が当たり前になるほど、取引先は丁寧さでは違いを感じなくなります。
言い回しは直せても、前回の話は、相手とのやりとりを知らないと書けません。

「前回のメールをAIに貼れば済む。」と思うかもしれません。
けれど、取引先が増えると、どの相手のどのメールを貼るか思い出せなくなります。

取引先が増えて一社ずつ気にかけきれなくなるのは、能力の問題ではありません。

どの相手にも同じ部分と、相手ごとに違う部分

取引先への一通は、どの相手にも同じ部分と、相手ごとに違う部分でできています。

部分ごとに、要るものが1つずつあります。

• 会社の話し方や案内を、一度決めておけること
• 相手ごとの前回の話を、誰かが覚えておくこと

AIが書いても人が書いても、送る前に中身を見たいはずです。
そこで、もう1つ。

• 送る前に、自分で確かめられること

相手ごとに違う部分は、取引先ごとの担当AIが持つ

前回の話を覚えておく役は、あなたの記憶でなくてもかまいません。

Teal（テイル）は、関わる一人ひとりに担当AIがつくサービスです。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

担当AIが覚えているので、毎回いちから伝え直す必要はありません。
担当AIは、やりとりの流れを追って、気づいたことを知らせ、返信の下書きまで用意します。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。
電話や打ち合わせで聞いたことは、Tealに話しかけて伝えます。
LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

どの相手にも同じ部分は、一度書いておく

会社らしさは、相手ごとに書き直すものではありません。

「AIの文だと、うちの会社らしくならない。」と思うかもしれません。

「自動で作る」を押すと、あなたの業種に合った話し方が入り、気に入らなければそのまま書き換えられます。

相手が変わっても変わらないことは、「共通情報」に一度書いておきます。
そうすれば、どの相手への返信でも担当AIが見ます。
実際の画面には、こう書かれています。

取引先への一通は、最初の設定では送る前に承認を通る

前回の話を覚えておくことと、取引先に一通を送ることは、別の話です。

たとえば、つないだメールに、別の取引先から相談が来たとします。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

実際の設定画面には、こう書かれています。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

相手のいない文章なら、今のAIで足ります

社内の報告書や企画書は、相手とのやりとりが要らないので、今のAIで足ります。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

前回の話を、誰が覚えておくか

ビジネスの一通は、前回の続きとして読まれる。

前回の話を覚えているのがあなただけなので、一行目はあなたが足すしかありませんでした。
Tealは、どんなに忙しくても、取引先に「ちゃんと見てくれている」と感じてもらえることを掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

取引先との前回の話を、自分の記憶と受信箱だけで持っているなら、その役を手放して試す手があります。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。