介護の家族連絡を効率化しても、「確認してお返事します」と言った件は漏れる

金曜の夕方、送迎から戻って事務所で LINE を開きます。
介護事業所の家族連絡を効率化しようと、LINE でも受けています。

利用者の長男から、一通届いています。
「ショートステイの日程の件、どうなりましたか」
火曜に自分から「金曜までに確認してお返事します」と返したままでした。

同じ週、月のお便りと利用予定表は、全家族へ予定どおり出ています。
家族連絡では、お便りより、「確認してお返事します」と引き受けた一件のほうが漏れます。

お便りは出せている。「お返事します」の一件は漏れている

お便りや予定表には出す日があり、引き受けた一件には出す日がありません。

月曜の朝、送迎に出る前にメールを開きます。
先週木曜に、利用者の長女から「請求書の送り先を変えたい」と届いていました。
既読になっています。

返したつもりで、送信済みを開いて確かめました。
返していませんでした。
送迎の車に乗る前に、打ち直して送ります。

お便りや利用予定表は、出す日が決まっているので忘れません。
引き受けた一件は、期限が決まらないまま、受けたところに残ります。
電話のメモ、LINE、メール、連絡帳のどこかです。

数が増えるほど、あなたの記憶だけが頼りになります。
待っているご家族は、こちらが言った「金曜までに」を覚えています。

気をつけていないから漏れるのではありません。
引き受けても、控えておく場所が無いからです。

連絡の道具を替える前に、引き受けた一件を控えておく場所を決める

LINE や一斉配信でお知らせは速くなっても、引き受けた一件はそのままです。

家族連絡を電話や紙から LINE に移すのは、よくある効率化です。
けれど、LINE に移したあとも、電話もメールも連絡帳も残ります。

水曜の夜、事務所に一人残り、今週「確認します」と言った件を数えます。
LINE をさかのぼり、メールの受信箱を検索します。
電話のメモ帳をめくり、机の付箋も見ます。

見つかった件もあります。
LINE の履歴の奥に、三日前に「確認します」と返したきりの一件が埋もれていました。

水曜の夜に、次の二つが手元にあれば助かります。

• ご家族ごとに、何を聞かれ、何を約束したかが残っている
• 「金曜までに」と日付を添えた約束のうち、近いものを、あなたが思い出す前に挙げてくれる

ただ、道具が勝手にご家族へ送ってしまうのは困ります。
送る前に、自分の目で見たいからです。

LINE やメールで引き受けた一件を、ご家族ごとに担当AIが覚える

引き受けた一件を覚えておく役を、担当AIに移せます。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
連絡をくれるご家族ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

担当AIは、つないだLINEやメールなどのやりとりの中から覚えます。
事業所のLINE公式アカウントひとつに全員が来ていても、相手ごとに分かれます。
電話や対面で聞いた話は、あなたがTealに話しかけて伝えます。

返信がない、期限が近い、情報が足りない。
そうした変化に担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。
担当AIが気づいたことは、提案として届きます。

期限が近い一件を、担当AIが提案する

介護の事業所でも、導入できます。

介護・福祉では、ご家族からの問い合わせ履歴も担当AIが覚えます。
担当AIは、返信の下書きまで用意します。

木曜の朝、送迎の前に事務所で画面を開きます。
今週、日付を添えて引き受けた一件が、いくつかあります。
LINE で「来週水曜までに確認します」と返した、送迎時間の件もそうです。

期限が近い一件が、提案として届いています。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。
今朝は、直してから送ることにします。

最初の設定では、ご家族へ送る前にあなたが承認する

ご家族への返事の中身は、あなたの事業所が決めることです。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

返事に追われる事業所に向き、記録の整理だけが目的なら向きません

向くかどうかは、ご家族への返事に追われているかで決まります。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事です。
担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

ご家族への連絡まで、AIに任せきりにしたい事業所には向きません。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の事業所には向きません。
記録を整えることが目的なら、今の介護記録ソフトと連絡帳で足ります。

まずは、返事を待たせがちなご家族数人から

ご家族を数人選ぶところから始めます。

まずは1人からで構いません。
選んだご家族の状況・期限・次の一手を、担当AIが毎日示します。

LINE やメールの「お返事します」を、頭の中だけに置かない

お知らせは予定表が覚えている。「お返事します」は、あなたしか覚えていない。

担当AIは、ご家族ごとに覚え、先に気づき、提案します。
送るかどうかを決めるのは、あなたです。

利用者が増えても、ご家族に「ちゃんと見てくれている」と感じてもらえるように。
Tealはそう掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

「確認してお返事します」と言ったまま、まだ返せていないご家族の顔が浮かぶなら

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。