クリニックの患者管理で、定期検診の案内を院長の記憶に頼らず出す方法

たとえば木曜の診療後、クリニックの患者管理を片づけようと、メールを開きます。
先週「半年後にまた」と伝えた患者さんとのやりとりは、止まったままです。
案内を出すつもりが、いつまでに出すのかも思い出せません。

電子カルテと予約システムは、もう入っています。
案内を自動で送れるようにしても、いま誰に出すかを思い出す仕事は院長に残ります。

思い出す仕事を誰が持てば案内が続くのかを、順に書きます。

案内を出す相手は、院長の頭の中にしかない

案内の文面より前に、誰に出すかを決める仕事があります。

定期検診の案内は、思い出したときに院長が自分で打っています。
全員に一括で送る仕組みを入れれば、文面と送る手間は軽くなります。
それでも、案内を出す前に三つの困りごとが残ります。

• 誰に出すかが、院長の記憶と受信箱の中にしかない
• 出す番が来たことに、思い出すまで気づけない
• 一人ひとり事情が違うので、確かめずには出せない

診察に入りながら、患者さん全員の事情まで頭に置いておくことはできません。

案内が続く医院と、途切れる医院の分かれ目

案内が続くかどうかは、出す前の三つで決まります。

案内を続けるには、三つが要ります。

• 誰に出すかを、院長が覚えていなくても分かるか
• 出す番が来たことに、思い出さなくても気づけるか
• 出てきた案内を、送るかどうかを人が決められるか

一括で送る仕組みだけでは、一つ目と二つ目は院長が思い出すしかありません。
確かめずに送れば、もう予約を入れた患者さんにも同じ案内が届きます。
三つのどれかが欠ける道具では、案内は続きません。

Teal（テイル）が、やりとりに出てきた約束も覚えている

覚えておく係は、院長の記憶でなくてもかまいません。

Tealは「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
その一人ひとりの状況・経緯・やりとり・期限を、担当AIが持ち続けます。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

担当AIは、つないだLINEやメールなどのやりとりの中から覚えます。
LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

つなぐと、やりとりのある相手が画面に出てきます。
そのやりとりに出てきた約束と期限を、担当AIが持ち続けます。

担当AIの話し方は、気に入らなければ書き換えられます。

出す番が近づくと、担当AIが先に気づく

担当AIが気づいたことは、提案として届きます。

たとえば、診療が終わって画面を開きます。
期限が近いことに、担当AIが先に気づいています。
次にするとよさそうなことも、担当AIが見つけて教えます。

確認して、送る・直す・見送るを選べます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

はじめは、患者さん数人から

まずは、数人だけです。

たとえば、半年後の検診を伝えた患者さんを、数人選びます。
選ぶのは、一人からでかまいません。

次に、選んだ相手の状況・期限・次の一手を、担当AIが毎日示します。

向かない医院と、向いている仕事

患者さんへの連絡まで、AIに任せきりにしたい医院には向きません。

患者さんのデータを記録・分類・検索するだけが目的の医院には向きません。
記録を整えることが目的なら、今の道具で足ります。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。
検診の予定が院内の台帳にしか無い患者さんは、この仕組みの外にいます。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。

案内を自動にする前に決めること

リマインドを自動にする前に、誰に出すかを覚えておく係を決める。

やりとりに出てきた約束と期限を、担当AIが患者さんごとに覚えます。
期限が近いと先に気づき、次の一手を提案します。

約束の見落としに気づきやすくなり、フォローが自然と増えると、Tealは掲げています。
患者さんに見えるのはTealではなく、医院からの気配りです。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

診療が終わってメールを開くたび、案内を出しそこねた患者さんに、あとから気づいているなら。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。