ジムの会員管理で退会防止｜「今週はお休みします」に「了解です」で終わらせない

「ジムの退会防止なら、会員管理の画面で来館が減った人を見つけて、声をかければいい。」

「でも、声をかける時間がない。」
「久しぶりに送っても、引き止めの連絡にしか見えない。」

来館記録で予兆を拾う、という答えは間違っていません。
ただ、来館記録は、誰に声をかけるかを教えてくれるだけです。

ジムの退会は、「今週はお休みします」に「了解です」と返した日に始まっています。
やめた会員を呼び戻す話ではなく、次から「了解です」で終わらせない話をします。

「了解です」と返したトークは、もう誰も開かない

お休みの連絡に返事をした時点で、やりとりは終わったように感じます。

たとえば、水曜の夕方。
セッションの合間にスマホが鳴ります。
会員から「今週は仕事が立て込んでいて、お休みします」と連絡が入ります。

次のセッションの準備をしながら、「了解です、お待ちしてます！」と返します。
既読が付いて、トークは片づいた気がします。

翌週も、休みの連絡をくれた会員の予約は入りません。
LINEのトーク一覧では、新しいやりとりが上に来ます。

会員の名前は、下へ流れていきます。
次にその名前を目にしたときには、退会の申し出が来ています。

やりとりを重ねれば、何かが生まれたかもしれない相手がいます。
その相手とも、きっかけがないまま関係が途切れています。

忙しいと、返事をした会員のことは、つい忘れます。
それは意図的ではなく、人間の性質として避けられないことです。

次の連絡をいつ送るかは、誰も決めていません。

来館記録では、もう来ていない会員までしか分からない

会員管理の画面を見ても、会員と前に何を話したかは分かりません。

たとえば、月初の月曜の昼です。
受付の端末で、会員管理システムを開きます。
先月の来館が少ない会員を並べると、一人目の名前で手が止まります。

どんな話をした会員だったか、思い出せません。
LINEをさかのぼると、最後は「お休みします」と「了解です」です。

「最近いかがですか？」と打ち、引き止めに見える気がして消します。

二人目の会員でも手が止まり、昼のセッションの時間になります。

時間をつくっても、同じところで手が止まります。
前回の話が手元に無いと、久しぶりの一通は引き止めに見えます。

「お休みします」のあとも、やりとりが続く三つの条件

お休みの連絡を受けたあと、やりとりが続くかどうかは、次の三つで決まります。

• しばらく連絡していない会員に、月初の見直しを待たずに気づける
• 会員が前に話したことを、自分の記憶だけで抱えなくていい
• 会員への一通は、送る前に自分で確かめられる

三つのどれかが欠けると、「了解です」のあとのやりとりは続きません。

Teal（テイル）は、会員ごとに、やりとりに出てきたことを覚えておく

Tealでは、やりとりに出てきた事実を、担当AIが覚えていきます。

Tealは「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。
会員ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

会員一人ひとりの情報を、いまから手で打ち込むのは無理です。
Tealは手動入力を強いません。
LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

メールやLINEをつなぐと、やりとりのある相手が画面に出てきます。
ジムのLINE公式アカウントひとつに全員が来ていても、会員ごとに分かれます。

セッション中や受付で聞いた話は、Tealに話しかけて伝えます。
担当AIが覚えているので、毎回いちから伝え直す必要はありません。

声をかける一通は、下書きの付いた提案から

次の一通は、担当AIが提案として、下書きごと届けます。

たとえば夜、最後のセッションを終えてTealを開きます。
担当AIは、しばらく連絡していない相手を見つけて教えます。
気づいたことは、提案として届きます。

声をかける提案には、送る文面の下書きまで付きます。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。

AIが書いた文だと、うちのジムの言葉にならない気がしますよね。
担当AIの話し方は、「自動で作る」を押すと、業種に合ったものが入ります。

気に入らなければ、そのまま書き換えられます。
話し方や対応方針は、担当AIごとに変えられます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

はじめは、気になる会員数人から

まずは、数人だけ。

01　会員を数人選びます。
まずは一人からで構いません。

気にかけ続けたい会員から、思い浮かぶ順に選びます。

02　選んだ会員の状況と次の一手を、担当AIが毎日示します。

このやり方が合うジム、合わないジム

合わないジムは、先に言っておきます。

会員への連絡まで、AIに任せきりにしたいジムには向きません。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的のジムには向きません。
来館や月謝の記録を整えることが目的なら、今の会員管理システムで足ります。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
サイトの例にも、トレーナーと生徒が挙がっています。

「了解です」のあとの一通を、記憶に任せない

退会届の前には、来館が減るより先に、「了解です」で閉じたトークがあります。

会員とのやりとりに出てきたことは、担当AIが覚えていきます。
しばらく連絡していない会員は、担当AIが見つけて教えます。
送るかどうかを決めるのは、あなたです。

見落としに気づきやすくなり、フォローが自然と増える、とTealは掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

「了解です」と返したきり、次の一通を送っていない会員の顔が浮かんだなら

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。