学習塾の退塾防止｜振替や曜日変更など、保護者の事務連絡に出る兆しを拾う

ある生徒の小テストの点は横ばいで、出欠にも印はありません。
学習塾の退塾防止を調べると、兆しには成績や欠席、教室での表情が挙がります。
ところが、同じ生徒の保護者から、振替の依頼が来ていました。

別の日には、部活で曜日を変えたい、という相談がありました。
また別の日には、「夏期講習は少し考えます」という返事がありました。
どれにも「承知しました」と返し、次に退塾の連絡が来ました。

退塾の兆しは、保護者から別々の日に来る事務連絡の中にあります。
一通ずつ返すと、どれも用件にしか見えません。

保護者からの連絡は、返した時点で片づいて見える

返した連絡は、次の連絡が来るたびに下へ下がり、見返さなくなります。

たとえば、木曜の夜です。
教室を閉めたあと、あなたはスマホで、メールとLINEに上から返していきます。
欠席の連絡には、「お大事に」と返します。

模試の申込の問い合わせには、日程を調べて返します。
「テスト前だけ自習室を使えますか」には、空きを見て返します。
どれも短い時間で閉じ、返した時点で「済み」になります。

返すときは、同じ保護者から何通目なのか、前に何を書いてきたのかを確かめません。
だから、退塾の連絡が来て読み返すまで、前の連絡が同じ話だとは分かりません。

兆しを探す出欠の表には、教室の中のことしか載っていない

出欠と小テストの表に、保護者からの連絡は載っていません。

月曜の昼です。
あなたはExcelを開き、欠席が続く生徒と、点が下がった生徒に色をつけます。
講師に「最近元気がない子」を聞いて、印を足します。

講習を保留した保護者の子は、表の上では何も変わっていません。
そこで、その保護者の前の連絡を、メールとLINEで日付をさかのぼって探します。

よく挙がる兆しは、教室で講師とあなたが見るものです。
保護者の連絡は、メールとLINEに日付順で並び、保護者ごとには分かれていません。

教室の表に足りないものは、2つあります。

• 保護者ごとに、やりとりと経緯を覚えておく係がいません
• しばらく連絡していない保護者に、自分で表を見直す前には気づけません

今の受信箱を片づけ直す必要はありません。
これから来る連絡を、一通ずつで終わらせなければ足ります。

同じ保護者のやりとりを、担当AIに持たせておく

同じ保護者の連絡を覚えておく係は、塾長の記憶でなくてもかまいません。

Teal（テイル）は、「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
保護者ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

担当AIは、つないだLINEやメールなどのやりとりの中から覚えます。
塾のLINE公式アカウントひとつに全員が来ていても、保護者ごとに分かれます。

LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

しばらく連絡していない保護者への連絡を、下書きつきで提案してくれる

しばらく連絡していない保護者への連絡も、提案として届きます。

返信がない、期限が近い、情報が足りない。
そうしたことに、担当AIが先に気づきます。

水曜の授業前です。
担当AIの提案が届いています。
相手は、しばらくやりとりの無かった保護者です。

声をかける提案には、送る文面の下書きが付きます。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。
この日は、一言だけ直して送ります。

教室で見える変化は、これまでどおり人が見る

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

教室での表情、小テストの点、出欠の変化は、これまでどおり塾長と講師が見ます。
兆しかどうかも、人が読みます。

面談や電話で聞いた話は、Tealに話しかけて伝えます。
面談で話したことや保護者からの要望を、担当AIが覚えます。
たとえば、面談を終えて教室を閉める前に、Tealに一言伝えておきます。

兆しを一人で全部見張ろうとすると、見落とす所が出ます。
だから、教室と連絡で、見る場所を分けます。

フォローが追いつかない塾に向き、任せきりにしたい塾には向かない

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている塾です。

業種は問わず、スクールでも導入できます。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の塾には向きません。
出欠と点を整えることが目的なら、今の表で足ります。

保護者への連絡まで、AIに任せきりにしたい塾には向きません。
承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

まずは、気になっている保護者数人から

気になっている保護者を、数人選ぶところからはじめます。

選んだ保護者の状況と次の一手を、担当AIが毎日提示します。

保護者の事務連絡を、一通ずつで終わらせない

保護者の事務連絡は、一通ずつ片づけると、兆しごと片づきます。

保護者ごとに覚え、先に気づき、提案するのは、担当AIです。
送るかどうかを決めるのは、あなたです。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

保護者ごとの経緯を、自分の記憶だけでは持ちきれないなら、次の一歩はこちらです。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。