税理士の顧客管理、確定申告の繁忙期に顧問先の相談を待たせない方法

確定申告が終わるまで、顧問先には少し待ってもらうしかない。

確定申告の時期、税理士の顧客管理では、申告の作業より顧問先への返事が先に漏れます。

3月の夜、申告書の手を止めて、進捗表を開きます。
申告の行は並んでいます。

顧問先の社長から、設備をリースか購入かの相談が来ています。
けれど、相談の行は表にありません。

読んだ覚えはあるのに、申告が落ち着いたら返すつもりのまま、返せていません。

繁忙期に後回しになる、進捗表に行が無い顧問先の相談

進捗表には申告の仕事の行しかなく、顧問先からの相談の行はありません。

申告には締め切りがあり、相談の返事にはありません。

相談は、メール・LINE・Chatworkに分かれて来ます。
確定申告の時期は個人のお客様も加わり、やりとりの相手が増えます。

相手が増えると、一人ひとりを気にかけ続けられなくなるのは、能力の問題ではありません。
表を細かくしても、行が無い相談は漏れます。

繁忙期の顧客管理に求めたいこと

行が無い相談を拾うには、まず2つ要ります。

• 顧問先ごとに、来た相談とそれまでの経緯を持っていてくれること
• 返事を待たせている顧問先が誰か、自分で覚えていなくても分かること

気づいてくれる道具でも、顧問先に勝手に連絡されたら困ります。
もう1つ、大事なことがあります。

• 顧問先に送るかどうかを、自分で決められること

顧問先ごとに担当AIがつく、Teal（テイル）のやり方

Tealは、「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。

こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。
顧問先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとりを持ち続けます。

担当AIは、つないだメールやLINE、Chatworkなどのやりとりの中から覚えます。
メールやLINEをつなぐと、やりとりのある相手が画面に出てきます。
メールやスプレッドシートは、そのままで構いません。

返事を待たせている相手に、担当AIが気づきます。
担当AIは、やりとりの流れを追って、返信の下書きまで用意します。

担当AIが気づいたことは、提案として届きます。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。

繁忙期の朝に起きること

申告書に向かう前の朝に、提案を確かめる時間を置きます。

申告書を開いてしまうと、顧問先の一通に戻るのは夜になります。

公式サイトの1日の例では、08:30に朝のダイジェストとして「承認待ちが3件あります。」と出ます。

たとえば、顧問先への返事は、申告書を開く前に済ませます。
税務の判断が要る所は、自分で直してから送ります。

最初の設定では、顧問先に送る前にあなたが承認する

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。
この設定を入れられるのは、やりとりが一定量たまった相手だけです。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。
担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

Tealが合う事務所と、合わない事務所

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている事務所です。
士業も含め、お客様との関係がある事業者であれば、Tealは業種を問わず導入できます。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の事務所には向きません。
記録を整えることが目的なら、今のスプレッドシートで足ります。

顧問先への連絡まで、AIに任せきりにしたい事務所には向きません。

まずは、気になる顧問先を数人だけ

まずは顧問先を数人選びます（1人からでも構いません）。
選んだ顧問先について、担当AIが状況と次の一手を毎日出します。

返事を待たせている顧問先と、担当AI

担当AIは、顧問先ごとの経緯を持ち続けます。
返事を待たせている相手に気づき、返信の下書きまで用意します。
送るかどうかを決めるのは、あなたです。

一人ひとりに合わせた対応を、担当AIが続けます。
だから、どんなに忙しくても「ちゃんと見てくれている」と感じてもらえる、とTealは掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

確定申告が終わるまで待ってもらうしかない、と思っている顧問先はありますか。
その顧問先から試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。