一人で回す事業のタスク管理。ToDoリストがいちばん忙しい日に古くなる理由

「やることは、全部スマホのToDoアプリに書いてある。一人で回しているのだから、順番を決めるのも自分でいい。」
一人で事業を回す人のタスク管理は、たいていこの形で始まります。

一人で回す事業のToDoリストは、いちばん忙しい日に、いちばん古くなります。
ToDoリストは、手が空いたときに書くものです。
相手から依頼が次々に来る日ほど、手が空きません。

相手のいる仕事を、リストに書かずに、どう覚えておくか。

忙しい日の仕事は、リストに載らないまま増える

リストがいちばん追いつかないのは、相手から依頼が来る日です。

たとえば、研修の本番がある火曜です。
朝、ToDoアプリに今日の分を並べてから家を出ます。
本番、資料の直し、請求書の3行です。

昼の休憩にスマホを見ると、ある会社の担当者からメールが来ています。
「来月の研修、参加者が増えそうです。見積もりを出し直してもらえますか」とあります。

別の会社の担当者からも、「当日の資料を、前もっていただけますか」とメールが来ています。
「あとでリストに足そう」と思い、会場に戻ります。

夜、ToDoアプリを開くと、朝の行には済んだ印が付いています。
昼の2件は、どこにも書かれていません。
木曜の朝、メールをさかのぼって、見積もりの件を思い出します。

朝に書いたリストには、朝の自分が知っていたことしか載っていません。
一人の事業では、依頼を受けるのも書き足すのも自分で、忙しい日は手が空きません。

日曜の夜に書き直すリストは、相手のいる用件で手が止まる

リストを書き直す夜は、相手とのやりとりの続きをメールから探すことになります。

ToDoアプリのほかに、かんばんや管理表を使う人もいます。
でも、相手のいる用件では、どれを使っても同じところで手が止まります。

日曜の夜、自宅で来週のToDoアプリを書き直します。
済んだ行を消し、残りを並べ替えます。

「A社の件、どこまで進んでいたか」で手が止まり、A社の担当者とのメールを開きます。
次の会社もメールをさかのぼり、最後に何を頼まれたかを探します。

3社目で夜が更け、残りは「月曜の朝にやる」と閉じます。
月曜の朝には、新しいメールがもう来ています。

自分の作業は、自分が手を止めない限り変わりません。
相手のいる用件は、相手からメールが来るたびに、中身も順番も変わります。
だから書き直しても、次の忙しい日にまた古くなります。

リストが古くなるたびに、自分の几帳面さを責める必要はありません。

相手とのやりとりの中の仕事は、リストに書き写さなくていい

相手のいる仕事を書き写す手間は、省いてかまいません。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

担当AIは、つないだメールやLINEなどのやりとりの中から覚えます。
LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

返信がない、期限が近い、情報が足りない。
そうした変化に、担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。

朝は、今日誰に何をするかが分かれば動き出せる

ToDoアプリを開く前に、今日連絡する相手を決めます。

毎朝「今日誰に何をすべきか」を担当AIが教えてくれます。
全員の状況を自分で覚えておく必要がなくなり、目の前のお客様に集中できます。

担当AIが気づいたことは、提案として届きます。
確認して、送る・直す・見送るを選べます。
声をかける提案には、送る文面の下書きまで付きます。

担当AIが、今日連絡する相手と用件を示しています。
たとえば、月曜の朝、研修に出かける前に、示された相手と用件を確かめます。
自分の作業は、そのあとでToDoアプリに並べます。

取引先に出す一通は、最初の設定では自分の目を通る

一人の事業では、取引先に送る連絡の責任は、あなた一人にあります。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

試すなら、今週いちばん気がかりな相手から

全部の取引先に広げる前に、相手を一人選べば足ります。

選ぶ相手は、まずは1人からで構いません。
選んだ相手の状況や期限、次の一手を、担当AIが毎日示します。

最初の一社は、見積もりや日程のやりとりが続いている取引先が向いています。

やることが自分の作業ばかりなら、今のToDoアプリで足ります

今日のやることに取引先が関わるかどうかで、向き不向きが分かれます。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている人です。
営業と顧客のような関係が当てはまります。

やることの大半が、制作や記帳のような自分の作業なら、今のToDoアプリで足ります。
相手のいない行は、書いたとおりに残るからです。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい人には向きません。

担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

ToDoアプリは、自分の作業のために残す

相手のいる仕事を、いちばん忙しい日の自分に書き出させない。

資料の直しや請求書は、これまでどおりToDoアプリに書いてかまいません。

Tealは「次にすることが整理される」と掲げています。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

忙しい日ほど、相手のいる仕事がリストから抜けていくなら、取引先を一人選んで試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。