業務の抜け漏れ防止、チェックリストの前に。相手待ちで止まる仕事の見つけ方

業務の抜け漏れを防止しようと、ToDoリストもチェックリストも作ってある。

たとえば、昼にToDoを見返すと、「F社 契約書を送る」の行が残っている。
契約書を送るには、F社から契約の名義と送付先を返してもらう必要がある。
頼んだメールへの返事は、まだ来ていない。

そこへ、F社から「導入はいつからになりますか」とメールが来て、やっと気づく。

手順を並べたリストは、相手の返事が来ていないことを教えてくれません。

相手の返事待ちで止まった仕事に、早めに気づく仕組みの話です。

ToDoリストの行は、相手の返事待ちになっても何も変わらない

ToDoリストもチェックリストも、自分がやる手順を並べたものです。
相手とやりとりしながら進む業務は、途中で返事待ちになります。
返事が来ていないという事実は、リストではなく、受信箱の中にあります。

ただ、来ていない返事は、受信箱を開いても目に入りません。
抜け漏れを注意力のせいにすると、リストが長くなるだけです。

相手待ちの仕事に要るもの

返事待ちで止まった仕事に気づくには、まず2つのことが要ります。

1. 取引先ごとに、どこまで話したかと期限が残っていること
2. 返信がない・期限が近い・情報が足りない、といった変化に、見直す日を待たずに気づけること

気づいて知らせてくれる道具でも、自分が確かめる前に取引先へ送られては困ります。
そこで、もう1つ。

1. 取引先への連絡を送るかどうかは、自分で決められること

取引先ごとに担当AIがつく、というやり方

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

サイトには、受注から初期導入までを担当AIが持ち続ける使い方も載っています。

LINEやメールは、これまでどおり使うだけです。
やりとりの中から、担当AIが自動で情報を記憶します。
担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

電話や打ち合わせで聞いたことは、Tealに話しかけて伝えます。

返信がない・期限が近い・情報が足りないといった変化に、担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。

打ち合わせの合間に、画面を開く

打ち合わせの合間にTealの画面を開きます。

Tealのサイトにある例では、11:20にこう示されます。

「株式会社サンプルの会社住所が未回収です。催促しますか？」
住所をまだ聞けていない、という知らせです。

15:40には「A社、3日返信なし。催促メールの下書きを用意しました。」と示されます。

「F社 契約書を送る」の行で止まっていたのも、聞けていない情報と、来ない返事でした。

提案を確認して、送る・直す・見送るを選べます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

向く会社、向かない会社

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

手順はリストに、返事待ちは取引先ごとに

取引先ごとの経緯と期限は、担当AIが持ち続けます。
返信がない・期限が近いといった変化には、担当AIが先に気づいて、次の一手を提案します。

送るかどうかを決めるのは、あなたです。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

ToDoリストの一行が、実は相手の返事待ちで止まっていた。
取引先からの一通で、そう気づいたことがあるなら。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。