チームの情報共有ツール｜休業日や受付方法は、返事を書くその場で見られる所に置く

チームの情報共有ツールは、もう入れてあります。
火曜の午後、取引先から「年末は何日まで受け付けていますか」とメールが来ます。

共有フォルダの「年末年始の対応」は、去年の版と今年の版が2つあります。
どちらが新しいか分からず、事務の社員にチャットで聞きます。

お客様に答える決まりごとは、返事を書くときに見られる場所に置かないと使われません。
ここで言う決まりごとは、休業日や受付の方法のようなことです。

手順書はあるのに、返事のたびに誰かに聞いている

置き場のツールを替えても、返事の途中で手順書を探す手間は残ります。

チャットにも、共有フォルダにも、Wiki（社内の情報をまとめるサイト）にも、決まりごとは置けます。
置き場の選び方を教える記事も、たくさんあります。

たとえば金曜の夕方、社員からチャットが来ます。
「請求書の締め、月末でよかったですか」。

あなたもすぐには答えられず、手順書を開きます。
更新日は去年です。
「たぶん合ってる」と返します。

取引先への返事の途中なら、こうなります。

• 書きかけのメールを置いて、手順書を探す
• 版を見比べる
• 知っていそうな人に聞く
• 待つあいだに、記憶で書く

返事を書く場所と別のところにある手順書は、急いでいる人ほど開きません。
開かれない手順書は直されず、古くなります。

社員に聞かれれば、あなたは手順書を開いて答えます。
自分の取引先への返事では、開かずに記憶で書いています。

決まりごとは、使われる瞬間が決まっている

休業日や受付の方法は、取引先への返事を書くときに確かめるものです。

ほかの時間に、決まりごとを読み返す人はまずいません。
社内チャットの固定メッセージも、返事を書く画面からは見えません。

決まりごとの置き場に要るものは、次の2つです。

• 返事を書くところで、毎回見られること
• 一度書けば、どの取引先への返事でも同じものが見られること

私たちは、置き場はツールの機能より、この2つで選ぶものだと考えています。

取引先ごとの支払い条件や先月の納期の話は、決まりごととは分けて持つものです。

決まりごとは、返事を書く担当AIに一度だけ渡す

決まりごとを確かめる役は、あなたでなくてかまいません。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

担当AIには、返信を書くときにいつも見る情報があります。
その中に「共通情報」という欄があります。

休業日や見積もりの受付方法のように、相手が変わっても変わらないことを書いておきます。
一度書けば、担当AIをつけたどの取引先への返信でも、担当AIがそれを見ます。

話し方は、担当AIごとに変えられます。
それでも、どの担当AIでも、同じ共通情報を持っています。

手間と頭は、取引先ごとに違う話のほうに使うものです。

月曜の朝、二社の問い合わせに、下書きが先に用意されている

二社への返事のどちらでも、担当AIは同じ共通情報を見ています。

たとえば月曜の朝、取引先からメールが2通来ます。
B社からは「来月の休業日はいつですか」。
C社からは「見積もりは、どこに送ればいいですか」。

担当AIは、やりとりの流れを追って、返信の下書きまで用意します。
メールは、これまでどおり使うだけです。
担当AIが見られるサービスは、つないだものだけです。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

あなたは送る前に、自分の目で読みます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

この使い方が合う会社、合わない会社

取引先への返事を、自分でも書いている責任者に合います。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。
会社の名前で出る返事は、出す前に誰かが読むものです。

社員に同じことを何度も聞かれるのを減らしたいだけなら、今の手順書を直せば足ります。

手順書や議事録を探しやすく並べたいだけなら、共有フォルダやチャットを整えるほうが近いです。
今の置き場は、そのまま残してかまいません。

決まりごとを置く場所を、返事の途中で見られるところへ

決まりごとは、返事を書くときに見られる場所に置く。

火曜の午後、書きかけのメールの横に要ったのも、年末の受付の決まりごとでした。

送るかどうかを、Tealは「決めるのは、あなた。」と言います。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

返事の途中で手順書や社内チャットを開いているなら、一度試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。