顧客情報の引き継ぎ｜社長が持つ取引先のやりとりは、引き継ぎ書を書かずに残す

社長が自分で持っている取引先は、顧客情報の引き継ぎでいちばん危ない相手です。

社員が辞めるときには、最終日があります。
社長の取引先には、最終日がありません。
引き継ぎ書を書けと言う人も、いません。

たとえば来月、営業の社員が一人辞めることになり、引き継ぎ書の項目を調べているとします。
創業のころからの取引先の分を、あなたは書けるでしょうか。

最終日のない取引先の経緯を、どこに残すか。
ここから考えます。

引き継ぎ書は、最終日がある人にしか書けない

辞める社員の分は、テンプレートを配れば埋まります。

たとえば水曜の午後、辞める営業の社員にテンプレートを配ったとします。
項目は、社名・決裁者・取引の履歴・連絡の好みです。

最終日の前の週に、埋まった引き継ぎ書を受け取ります。
後任を連れて取引先へ挨拶に回る日も、もう組んであります。

項目と手順をそろえるやり方は、この場面ではきちんと効きます。
抜けはあっても、最終日がある人は書くからです。
テンプレートより、最終日という締め切りが引き継ぎ書を書かせます。

社長の取引先の経緯は、受信箱と記憶の中にしかない

社長の取引先には、引き継ぎ書を書く日がありません。

たとえば金曜の夜7時、創業のころからの取引先の部長からメールが来ます。
「例の件、前回の条件でお願いします」とあります。
「前回」がどの見積もりか、すぐには分かりません。

送信済みを「見積」で検索し、前の月のメールまで開きます。
先方が気にしていた納期の話も、思い出そうとします。
結局、「念のため確認させてください」と打ちます。

その一通で、前回の条件を覚えていないことが先方に伝わります。
創業のころからの取引先の引き継ぎ書は、どこにもありません。

担当者が変わると、情報は消えます。
書く日がないなら、毎日のやりとりから経緯が残るようにするしかありません。

つないだメールから、取引先ごとに経緯が溜まっていく

引き継ぎ書を書かなくても、経緯が残るようにします。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。
取引先ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

メールやLINEは、これまでどおり使うだけです。
LINEやメールなどをつなぐと、担当AIがこれまでのやりとりを見つけて、見守りを始めます。
やりとりに出てきた事実を、担当AIが覚えていきます。

聞けていない情報に、担当AIが先に気づく

返信がない・期限が近い・情報が足りない。変化に担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。

機能の紹介では、11:20に「会社住所が未回収です。催促しますか？」と出る例があります。

取引先の会社住所を、まだ聞けていないという知らせです。
催促するかどうかは、あなたが決めます。

担当AIは、気づいたことを知らせるだけでなく、返信の下書きまで用意します。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

記録をそろえたいだけなら、今のスプレッドシートで足りる

名前や電話番号を整理したいだけなら、今お使いのスプレッドシートで足ります。

顧客データを記録・分類・検索するだけが目的の会社には向きません。
取引先への連絡まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。
担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

始めるのは、社長のあなたが持つ取引先から

まずは、数人だけ。

取引先を数人選びます。
まずは1人からで構いません。
選んだ取引先について、担当AIが毎日、状況・期限・次の一手を示します。

たとえば、引き継ぎ書がいちばん書けない取引先から選びます。

書く日を待たずに、経緯を残しておく

たいてい、社長がいちばん引き継ぎ書を書いていません。

毎日のやりとりに出てきた事実を、担当AIが取引先ごとに覚えていきます。
期限が近いことや足りない情報に、担当AIが先に気づき、次の一手を提案します。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

取引先の経緯が、あなたの受信箱と記憶の中にしかない。
それなら、いちばん書き出しにくい取引先から試してみてください。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。