予約管理でフォローが漏れる理由｜予約の前にもらった相談は、予約表に載らない

たとえば、予約管理のシステムを入れました。
前日のリマインドと、作業後のお礼メールも自動にしました。
予約の前後のフォローは、片づいたと思っていました。

板金の見積もりを送った個人のお客様から、「保険は使えますか」と返事が来ます。
保険を確かめてから返そうと、受信箱に残します。
翌週、「ほかで直しました」と連絡が来ます。

予約表に名前が無いお客様は、予約の前後のフォローから落ちます。

予約の前の相談は、予約表のどこにも載らない

予約表は、予約の入ったお客様で一日を組むための表です。

月曜の朝、工場の事務所で予約表を開きます。
今日の入庫を確かめ、代車を割り振ります。
前日のリマインドが出たことも確かめます。

受信箱には、車検の見積もりを送ったお客様からの返事があります。
「代車は出ますか。土曜に持ち込めますか」。

代車の空きを見てから返そうと、閉じます。
入庫の車が着き、電話が鳴り、昼には次の見積もりを作っています。
夕方には、新しいメールに押されて、受信箱の下のほうにあります。

予約が入ってから、お客様の名前は予約表に載ります。
確かめごとが要る相談ほど、予約表に載らないまま後回しになります。
その間も、お客様はほかの工場と見比べています。

作業のあとの「そのうち」は、次の予約まで誰も持っていない

お礼メールが出たあと、お客様の名前は予約表から消えます。

木曜の昼、社用車を預けてくれる法人の取引先の総務から、メールが来ます。
「点検ありがとうございました。もう一台も、そのうち見てもらいたいです」。

「いつでもどうぞ」と返し、やりとりを閉じます。
予約表をめくると、法人の取引先の名前は、今日から先のどの日にもありません。
「そのうち」を書いておく場所は、予約表にも、お礼メールの設定にもありません。

予約表から名前が消えたお客様は、次の予約が入るまで、誰も見ていません。
自動のメールは、予約表に載っている人にしか出ません。

予約表に載らないお客様を、覚えておく係を置く

覚えておく係は、あなたの記憶でなくてもかまいません。

Teal（テイル）は「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。
お客様ごとに、担当AIが状況・経緯・やりとり・期限を持ち続けます。

LINEやメールは、今までどおり使います。
担当AIが見られるのは、つないだサービスのやりとりだけです。

連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

今、誰を気にかけるべきかが分かる、というのがTealの原則の一つです。
その例が、返事を待たせている相手と、しばらく連絡していない相手です。

予約の前の相談も、作業のあとの「そのうち」も、メールで来たやりとりです。
Tealは、使い方の一つに次を挙げています。
「問い合わせを受けたお客様ごとに担当がつき、初回返信と商談化を落とさない」。

覚えておく係がいても、確かめないまま連絡が出ていくのは困ります。

工場を開ける前に、2通の下書きを読んで決める

担当AIが気づいたことは、提案として届きます。

水曜の朝、シャッターを開ける前の事務所で、予約表より先にTealを開きます。
車検の見積もりに質問をくれた個人のお客様への返事は、担当AIが下書きまで用意しています。

しばらく連絡していない法人の取引先への声かけも、下書きつきの提案です。
2つの提案に、目を通します。

返事は、言い回しを一つ直して送ります。
声かけには、自分で一行足してから送ります。

提案は、確認して、送る・直す・見送るを選べます。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

予約の前後に相談が多い工場向け。枠を埋めるだけなら今のままでいい

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。

見積もりの前に質問が多い工場ほど、予約表に載らないお客様が増えます。
作業のあとも同じお客様と長く付き合う工場なら、なおさらです。

予約の前後の連絡まで、AIに任せきりにしたい工場には向きません。
予約の枠を埋めて当日を回すことが目的なら、今の予約管理で足ります。

予約表は予約の仕事に、名前の載らないお客様は別の係に

フォローが要るお客様は、予約表に名前が載っていません。

予約管理には予約の仕事を続けてもらい、載らないお客様を見る係を別に置けばいいのです。
お客様が増えても、「ちゃんと見てくれている」と感じてもらえるように、とTealは掲げています。
送るかどうかを決めるのは、あなたです。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

予約表を見ても名前の出てこないお客様が、何人か思い浮かんだなら。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

Teal の公式サイトへ

初回無料診断（30〜60分のオンラインMTG）もあります。
導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。