Tealの共通情報とは？締め切りや営業時間を一か所に書き、答えをそろえる

たとえば、4月に見積もりの受付の締め切りを変えた週です。
取引先への三通のうち二通が、前の締め切りでした。
相手はその日付で動き、発注がずれました。

Teal（テイル）の「共通情報」を調べるあなたの会社でも、答えは何か所にありますか？

答えが何か所にも書いてあると、同じ質問への答えがばらつきます。

Tealは「関わる一人ひとりに、担当AIがつくサービス」です。
こうした仕組みを、Tealは「顧客専任AI」と呼んでいます。

この記事でわかること

• 答えがばらつく理由
• 共通情報と、担当AIごとに変えられるもの
• 送る前に自分が読むところ

締め切りの答えは、三か所に書いてあった

自分一人で返しても、答えが書いてある場所は三つありました。

水曜の夜、自宅で取引先への返信を三通書きました。
一通目は、署名の下の定型文を貼りました。
締め切りは古いままです。

二通目は、去年の見積もりのメールをコピーして、日付だけ直しました。
添え書きの締め切りは古いままです。

三通目は、移動の合間にスマホで、記憶のまま打ちました。
この一通だけ、新しい締め切りでした。

新しくなったのは、自分の記憶だけでした。
定型文も去年のメールも、直さないままでした。

手を抜いたのではありません。
答えを探しに行った先が、それぞれ違っただけです。

窓口を一人にしても、テンプレートを足しても、答えを書く場所は減らない

答える人を絞るより、答えを書く場所を減らすほうが、ばらつきは減ります。

たとえば、翌週の火曜の夜、事務所で直しに回りました。
定型文を直し、見積もりのひな形を直しました。
念のため、「よくある質問」の返事のテンプレートを新しく作りました。

答えを書く場所は、四つになりました。
定型文やテンプレートを整えること自体は、正しい手です。
ただ、忙しい週に直す場所が増えるほど、どこかが古いまま残ります。

窓口は、最初から自分一人でした。
数えるなら、答える人の数より、答えを書く場所の数です。

ここまでは、返事を書くのが自分一人の話でした。
関わる一人ひとりに担当AIがつくと聞くと、答える人が増えて、ばらつきも増えそうに思えます。
その心配は、もっともです。

話し方は担当AIごと、営業時間は共通情報に一度

Tealでは、担当AIごとに変えられる話し方と、どの担当AIも見る共通情報が、分かれています。

話し方や対応方針は、担当AIごとに変えられます。

営業時間や予約方法、見積もりの受付の締め切りは、相手によって変わりません。
こうした変わらないことは、共通情報に一度書きます。
共通情報に書いたことは、どの相手への返信でも、担当AIが見ます。

どの担当AIも、同じ情報を持っています。
相手が何人いても、あなたが答えを書く先は一つで足ります。

二社から問い合わせが届いた金曜の午前

どちらの取引先への返信でも、担当AIが見る共通情報は同じです。

メールやLINEをつなぐと、やりとりのある取引先が画面に出てきます。
連携した情報は、あなたの許可なく外部に送信されることはありません。
連携はいつでも解除できます。

担当AIは、返信の下書きまで用意します。

たとえば、金曜の午前です。
打ち合わせの合間にスマホを開くと、二社からメールが届いていました。

A社は、見積もりの受付の締め切りを確かめる内容です。
B社は、見積もりの頼み方を聞く内容です。
どちらも、1対1で届いたメールです。

あなたは、定型文も去年のメールも開いていません。
新しい締め切りは、共通情報に書いてあります。

共通情報には、相手が変わっても変わらないことを書きます。

A社との経緯も、B社との経緯も、担当AIが持ち続けます。
毎回いちから伝え直す必要はありません。

最初の設定では、送る前にあなたが承認する

送るかどうかを決めるのは、あなたです。

既定（最初の設定）では、外部への送信はすべて承認を通ります。
送るかどうかは、あなたが判断します。

承認なしで返信する設定もあります。
その設定は、自分で入れた場合に限り、相手から連絡が届いたときだけ働きます。

返事まで任せきりにしたいなら、向かない

取引先への返事まで、AIに任せきりにしたい会社には向きません。

Tealが向いているのは、お客様対応の相手が多く、返信やフォローが追いつかなくなりがちな仕事をしている会社です。
営業と顧客、採用と候補者のような関係が当てはまります。

答えを書く場所を、一つにする

答えをそろえたければ、答えを書く場所を一つにする。

締め切りを変えた週、古いまま残った答えは二か所にありました。

Teal（テイル）は、株式会社ClownPitが開発・運営する顧客専任AIです。

同じ質問への答えが、定型文と過去のメールと記憶に分かれていると気づいたなら。

7日間の無料トライアルを、公式サイトから始められます。

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導入したらどんな流れで使うことになるかを、先に具体的にお伝えします。 導入する義務はありません。